ECF European Caravaning Federation in Utrecht (NL)

Der Bericht der Geschäftsführerin Ariane Finzel steht unter dem Titel
Wie digitalisiere ich einen Verband in 100 Tagen - und wofür?
 
Diesen Meilenstein hat sich die neue Geschäftsführerin Ariane Finzel für ihre ersten 100 Tage auf die Fahne geschrieben und das Etappenziel erreicht!
 
Stapelt man alle 1.200 Leitzordner, die im Zuge der Transformation gesichtet und archiviert wurden sowie die ausgemisteten Möbel und Paletten an Formularen wird in etwa die Höhe des Kölner Doms erreicht!
 
Wozu haben wir diese Transformation überhaupt für nötig erachtet? Digitalisierung ist bekanntlich kein Selbstzweck. 

1. Die Welt des Verbands-Mitglieds ändert sich, also muss der Verband seinen Mitgliedern folgen. Vielmehr sogar einen Schritt voraus sein. Spricht man vor allem mit den nachfolgenden Generationen, merkt man sofort, dass die Jüngeren andere Anforderungen an einen Verband haben. Für sie sind Verbände oft altmodisch, schwerfällig, langsam und wenig zeitgemäß. Die Unternehmen sind oft deutlich moderner als die Verbände. Sie wollen, dass der Verband sein Handwerk versteht und in Sachen Netzwerk und Zusammenarbeit Nutzen stiftet. 
Jüngere, aber auch ältere UnternehmerInnen sind hervorragend in Soziale Netzwerke eingebunden und erhalten dort sehr schnell Antworten auf ihre Fragen. In diesem „digitalen Raum und kollaborativen Raum“ war der DCHV bisher nicht zu finden. Dies soll sich nun über das Mitglieder-Portal ändern. Wir reagieren aber auch auf Fragen über WhatsApp und Linked-In.

2. Professionelle Dienstleister verstehen ihren Vertrieb und bieten meist „bessere“ Leistungen als ehrenamtlich geführte Verbände an. Der Verband muss nicht die gesamte Expertise haben. Aber er sollte den Markt bestens kennen und als „Marktplatz“ für diese Dienstleistungs- und Lösungsanbieter fungieren. Zukünftig haben also die Fördermitglieder die Chance, über Ihre Themen in unserem Newsletter zu berichten und auf der Homepage eingebunden zu sein.

3. Digitalisierte Geschäftsmodelle führen zu anderen Fragen der Mitglieder. Früher haben wir uns über den Druck von Kaufvertragsblöcken unterhalten. Heute geht es um Datengeschwindigkeit und Cyber-Security.

4. Die Wertschöpfungskette verändert sich und benötigt neue Antworten. Corona hat gezeigt, dass sich die wertschöpfende Arbeit physisch durchaus von der administrativen Arbeit trennen lässt, ohne dass der Kunde das merkt oder einen Nachteil hat. Z.B. kann der Monteur eine Garantiearbeit durchführen und der Garantieantrag kann im Home-Office einer/eines Angestellten gestellt werden. Die erfordert ein neues prozessuales Denken und die entsprechenden transparenten und kollaborativen Systeme. Dann geht dies hervorragend. Im Verband verbrachten wir viel Zeit mit dem Versand der Formulare und hatten kaum Ressourcen für die Arbeit an den Fachthemen. Zukünftig bestellt das Mitglied online. Der Warenkorb erzeugt die Rechnung automatisiert und ein Versand-Dienstleister packt das Paket. Der Verband überwacht nur noch die Bestände, Zustellung und den Zahllauf. Das macht uns deutlich agiler.

Mit dieser sich verändernden Welt des Mitglieds sind es vier Haupt-Aufgaben, die es auszufüllen gilt, wenn man als Verband eine Daseinsberechtigung behalten möchte:

1. Gestalten
2. Vermitteln
3. Netzwerken
4. Verwalten

Überspitzt gesagt, hat der DCHV sich gemäß Pareto-Prinzip eher zu 80% verwaltet und zu 20% gestaltet, vermittelt und das Netzwerk zur Verfügung gestellt. Mit der Digitalisierung soll sich dies genau umkehren: 20% Verwaltung und 80% Kapazitäten freisetzen für die anderen drei Aufgabenbereiche. 

Das Geheimnis des Könnens liegt vor allem im Wollen. Wir wollten und haben uns mit dem gesamten Team und Präsidium dieser Mammutaufgabe gestellt.
Die Transformation galt 3 Bereichen: 
1. Geschäftsstelle
2. Prozesse  
3. Dienstleistungen

1. Geschäftsstelle:
Zunächst galt es sich an eine Bestandsaufnahme zu wagen. Diese hatte es in sich: Der DCHV besaß rund 1.200 Ordner und weiteres Papiermaterial des Verbandswesens aus 5 Jahrzehnten. Die Geschäftsstelle im Stuttgarter Raum ist mit 180 qm zu teuer und nicht mehr passend, da zuletzt corona-bedingt meist nur eine Person vor Ort war. Das Gebäude ist zudem sanierungsbedürftig und mit hohen Nebenkosten verbunden. Es war zum Schluss eher Lagerfläche für Paletten von Formularen, Schilder und Copiloten. Diese Dinge zu lagern geht definitiv günstiger. Des Weiteren standen dort eine Vielzahl alter Möbel der 70er und 80er Jahre. Für Mitglieder und die Gremienarbeit ist es nicht zeitgemäß. Seit Jahren werden für Gremien-Treffen usw. Konferenzräume gebucht. Also haben wir quasi doppelt gezahlt: Eine Geschäftsstelle, die nicht annähern genutzt wurde und die Anmietung von Konferenzräumen. Die Entscheidung war schnell klar! Wir würden uns digital und somit dezentral und viel effizienter aufstellen müssen. Somit würde eine kleinere Geschäftsstelle reichen. Für die Gremienarbeit wollen wir zukünftig näher an die Mitgliedsbetriebe rücken und hin und wieder auch dort tagen

2. Prozesse:
Wir haben tatsächlich jeden Prozess digitalisiert und den Postversand von Rechnungen, Einladungen, Seminar-Anmeldungen, Bestellformularen usw. komplett in die Software oder eMail-Zustellung überführt. Dadurch sparen wir zukünftig einen 5-stelligen Betrag ein, den wir für die inhaltliche Arbeit unserer Sach- und Fachthemen dringend brauchen. Im Verband verbrachten wir viel Zeit mit dem Versand der Formulare und hatten kaum Ressourcen für die Arbeit an den Fachthemen. Zukünftig bestellt das Mitglied online. Der Warenkorb erzeugt die Rechnung automatisiert und ein Versand-Dienstleister packt das Paket. Der Verband überwacht nur noch die Bestände, Zustellung und den Zahllauf. Das macht uns deutlich agiler. Auch die Buchhaltung ist über Datev-online digitalisiert. Die Rechnungen werden über die spezielle Mail-Adresse direkt in Datev übertragen, können dort freigegeben und für den Zahllauf markiert werden. Die Informationsversorgung für die Mitglieder findet zukünftig vor allem über einen Download-Bereich im Mitglieder-Portal statt. Veranstaltungslinks sind tagesaktuell. Ändert sich ein Referent o.Ä. oder fällt sogar ein Seminar aus, ändern wir dies in der Verbands-Management-Software und alle Teilnehmer finden die tagesaktuellen Informationen im Link.

3. Dienstleistungen:
Das Beispiel „Versand“ zeigt, dass es mit einem Dienstleister viel besser funktioniert und unter dem Strich wirtschaftlicher ist. Sind wir im Verband unterwegs, auf Messen oder auch mal krank, gehen die Pakete trotzdem tagesaktuell raus. Wir wollen Projekt-bezogen die Zusammenarbeit mit Experten weiter ausbauen. Für unsere Veranstaltungen lassen wir drucken und stellen uns nicht mehr selbst zwei Tage an Drucker. Das Thema „Big Data“ wollen wir ebenfalls mit Dienstleistern angehen. Wir können nahezu 450 Mitglieder, Fördermitglieder und Partner erreichen und sehr hilfreiche Auswertungen, Zeitreihen und Statistiken generieren. Die ersten Feldversuche laufen bereits mit unserem „Marktradar Zulassungen“ und dem „Marktradar Gehaltsvergleich“. Weitere Ideen sind in der Schublade.
Der Postversand ist auch sehr schwerfällig gewesen. Manche Post ist für das Präsidium bestimmt, das bekanntermaßen in den Betrieben in ganz Deutschland verteilt sitzt. Heute übernimmt dies ein Dienstleister. Alle Post wird tagesaktuell gescannt und ich kann online definieren, welcher Brief digital archiviert wird und welcher im Original wohin zugestellt werden soll.
Und jeden einzelnen Vorgang können wir nun alle, Team und Präsidium, 24/7 über Web-Zugänge von überall transparent mit verfolgen. Das spart Stunden an Telefonaten.